La IA clasifica, el flujo gobierna
La IA propone tipo, área y prioridad con umbrales de confianza. Lo dudoso pasa a una persona y todo queda explicado.
Datalog SGDEA · Gestión documental y PQRSD Cada solicitud, un expediente digital trazable
Llegue por el portal, por correo, en papel o por API, cada solicitud se radica, la IA la clasifica, un flujo configurable la tramita y la persona adecuada la responde a tiempo. Los plazos se cuentan en días hábiles y todo queda firmado y auditado.
- 5
- canales de radicación
- 15
- días hábiles por defecto (Ley 1755)
- 18
- tipos de campo en formularios
- WCAG 2.2
- AA como meta de accesibilidad
Así funciona
Míralo en acción, paso a paso
Un recorrido por Datalog SGDEA con un caso real. Toca cualquier paso para saltar a él.
Inteligencia artificial
La IA en Datalog SGDEA
Solicitudes y expedientes que se clasifican, se leen y se asignan solos. Lo seguro avanza solo, lo dudoso pasa a revisión y la última palabra la tiene su equipo.
- Clasificación automática de PQRS
Al radicar, la IA identifica tipo, área y prioridad, y detecta lo urgente para que nada crítico espere.
- Lectura de documentos y tutelas
Lee escaneos, autos y anexos, y lleva fechas, radicados y plazos al expediente sin transcribir a mano.
- Asignación inteligente
Cada caso llega al funcionario indicado según su área, especialidad y carga, con la explicación de por qué.
Términos que no se vencen
Calendario hábil colombiano, plazos por etapa, suspensiones, alertas y escalamientos revisados cada minuto.
Expediente con valor probatorio
Índice electrónico con huella SHA-256, firma XAdES y sello de tiempo, almacenamiento inmutable y retención según la TRD.
Un portal que el ciudadano entiende
Radicación en cinco pasos sin cuenta, consulta de estado y verificación de documentos por QR, pensado para el celular.
Para Entidades públicasAlcaldías y gobernacionesSuperintendencias y agenciasEmpresas de servicios públicosOrganizaciones con alto volumen de solicitudes
Funciones
11 módulos, 62 funciones
Todo lo que hace Datalog SGDEA, módulo por módulo.
Radicación
Un número único e inmutable, sin importar por dónde llegue la solicitud.
- Radicado automático e inmutable
Consecutivo por serie y año, sin saltos ni duplicados aunque radiquen varios a la vez.
- Formato configurable
Serie, año, mes, día y consecutivo, con serie propia por tipo de caso.
- Cinco canales
Portal web, correo electrónico, papel escaneado, API y radicación desde el backoffice.
- Petición en documento
Una carta escaneada se radica y su texto alimenta la clasificación.
- Constancia en PDF/A
Con código QR y código de verificación.
- Sin duplicados por reintento
Una misma radicación enviada dos veces genera un solo caso.
PQRSD y términos legales
Los términos de la Ley 1755 controlados al minuto, en días hábiles.
- Tipos listos y configurables
Petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia, felicitación y tutela, más los que cree la entidad.
- Anonimato por tipo
Queja, sugerencia, denuncia y felicitación lo admiten.
- Plazos por etapa
Clasificar, revisar, responder, aprobar y firmar, cada una con su tiempo.
- Calendario hábil por entidad
Jornada laboral y festivos de Colombia calculados cada año.
- Alertas y escalamientos
Advertencia, aviso al superior, escalamiento o reasignación automática.
- Suspensión del término
Mientras se espera información del ciudadano, y reanudación cuando llega.
Clasificación y asignación
La IA propone, una persona revisa lo dudoso y un puntaje explicable elige a quién.
- Clasificación con IA
Tipo, área, especialidad y prioridad con umbrales de confianza y revisión humana.
- Motor de respaldo
Por palabras clave, cuando el motor de IA no responde.
- Asignación automática
Por área, disponibilidad, capacidad y especialidad, con la explicación guardada.
- Reasignación y acciones masivas
Con motivo, cola de casos sin asignar y cambios de prioridad en lote.
- Ausencias
La disponibilidad de cada persona se tiene en cuenta al asignar.
- Posibles duplicados
Mismo ciudadano o asunto parecido en los últimos 90 días.
Trámite y respuesta
Responder bien, con aprobación, firma y la ayuda de otras áreas.
- Editor de respuesta
Con formato, plantillas, anexos y membrete de la entidad.
- Versiones con diferencias
Palabra por palabra frente a la anterior, y devolución con motivo.
- Aprobación y firma
Por quien tiene la función en el área; si es la misma persona, un solo paso.
- Solicitud de información
La respuesta del ciudadano por correo se detecta y se pega al expediente.
- Apoyos entre áreas
Pedir información o un concepto a otras dependencias.
- Traslado por competencia
Con motivo, entidad destino y aviso al ciudadano.
- Reencauzar y reabrir
Cambiar el caso de flujo con el trámite avanzado, o reabrirlo con índice complementario.
Tutelas y requerimientos judiciales
El término del juez, aparte, y el seguimiento hasta el desacato.
- Lectura del auto con IA
Y registro del requerimiento.
- Término del juez
Controlado aparte del término legal ordinario.
- Contestación y fallo
Envío al juzgado, cumplimiento, impugnación y desacatos.
- Informe judicial
Derechos invocados, juzgados, cumplimiento, fallos y desacatos.
Portal ciudadano
Sin cuenta, sin fricción y con la marca de la entidad.
- Radicación en cinco pasos
Con borrador automático y reintento de cada archivo por separado.
- Sugerencia del tipo con IA
Mientras la persona escribe, también leyendo el adjunto.
- Protección contra robots
Captcha propio, invisible y sin terceros.
- Consulta de estado
Por radicado, con aviso cuando la entidad necesita información.
- Verificación de documentos
Por QR, por código o subiendo el PDF.
- Celular primero
Con el logo y el color de la entidad.
Expediente electrónico y archivo
El expediente como unidad central, con índice firmado y retención inmutable.
- Índice electrónico
Según el Acuerdo 001 de 2024 del AGN: huella SHA-256, consecutivo sin saltos y sellado al cierre.
- Firma del índice
XAdES-BES o XAdES-T con sello de tiempo RFC 3161 y validación OCSP o CRL.
- Verificación en tres niveles
Estructura, firma y cruce de huellas.
- Metadatos y tipologías
Tipología, formato PDF/A, páginas, huella y código de la TRD.
- Retención inmutable
Almacenamiento WORM con la retención definitiva según la TRD, y retención legal.
- Archivo histórico
Búsqueda en todo lo radicado, con favoritos y exportación.
Flujos, tareas y formularios
Diseña el proceso, pruébalo en el simulador y publícalo.
- Diseñador visual
Tareas humanas y del sistema, decisiones, ramas en paralelo, uniones y temporizadores.
- Versiones y simulador
Borrador, prueba y publicado, con validación antes de publicar.
- Plantillas de flujo
Respuesta simple, con aprobación, con firma, traslado, revisión jurídica y tutela.
- Constructor de formularios
18 tipos de campo, entre ellos archivo, usuario, dirección y juzgado.
- Bandeja de tareas
Tomar, completar, bloquear y reasignar, con vistas guardadas.
Comunicaciones y firma
El correo de la entidad conectado al expediente.
- Correo de la entidad
Microsoft 365, Google Workspace, IMAP o SMTP, entrante y saliente.
- Hilos de correo
La respuesta del ciudadano entra al mismo expediente.
- Filtro con IA
Separa boletines y avisos automáticos del correo que sí se radica.
- Correo certificado
Con seguimiento, por paso del flujo.
- Firma electrónica
Ley 527 y Decreto 2364, con código de la app autenticadora y evidencia guardada.
OCR, búsqueda e informes
Encontrar cualquier cosa y medir cómo va cada área.
- OCR en español
De escaneos e imágenes, con copia PDF/A; el original nunca se reemplaza.
- Texto completo
Búsqueda en español por radicado, asunto, ciudadano o radicado judicial.
- Informe operativo
Recibidas, vencidas, cumplimiento del plazo y tiempo por etapa.
- Calidad de la IA
Casos automáticos, revisados y correcciones por campo.
- Indicadores por área
En el tablero de inicio de quien lidera.
Organización y seguridad
Organigrama, permisos por caso y una puesta en marcha guiada.
- Organigrama sin límite
Áreas anidadas con líder y funciones de responder, aprobar y firmar.
- Permisos por caso
Según la relación de la persona con él: tarea, responsable, cadena de mando o triaje.
- Ingreso seguro
Dos pasos obligatorio, bloqueo por intentos y cierre por inactividad.
- Inicio de sesión único
Microsoft Entra ID, Google, la suite Datalog o cualquier OIDC.
- Una base por entidad
Con almacenamiento propio y respaldo espejo verificado.
- Puesta en marcha guiada
La configuración se revisa cada día para que nada rompa un requisito.
Integraciones
Conectado con lo que ya usa
- Motor de decisión con IA
Clasifica y extrae datos, con respaldo por palabras clave y simulación.
- Correo
Microsoft 365, Google Workspace, IMAP y SMTP.
- Correo certificado
Datacrédito Postal.
- Almacenamiento S3
AWS S3, MinIO, Cloudflare R2, Wasabi, Backblaze B2, Google Cloud y Oracle Cloud.
- Firma y sello de tiempo
Autoridades RFC 3161 y validación OCSP o CRL.
- Inicio de sesión
Microsoft Entra ID, Google y proveedores OIDC.
- API REST
Documentada con Swagger.
Suite Datalog
Funciona mejor junto a
Un solo ingreso para todas las aplicaciones, la misma entidad en todas y los avisos en una sola campana.
Veamos juntos cómo se vería en su entidad o empresa
Una demostración de 45 minutos con sus propios procesos: presupuesto, contratación, PQRSD, facturación o el plan de acción.