La gestión pública completa, en un solo sistema

Cada entidad vive en su propio esquema de base de datos, con una prueba automática que verifica el aislamiento.

Varias unidades por entidad (por ejemplo, la entidad y el fondo que administra), cada una con su ordenador del gasto, usuarios y flujos.

Varias unidades o entidades descentralizadas en un solo informe.

Fuente de financiación, rubro, proyecto de inversión, dependencia, centro de costo, tercero, contrato y documento.

CCPET, catálogo CGN, formatos CHIP y CUIPO, UVT, SMMLV y cuantías versionados por vigencia. Se actualizan una vez para todas las entidades.

Festivos, suspensión y reanudación de términos, y alertas para todos los plazos legales.

Apertura, cierre y traslado de saldos al año siguiente.

Toda acción queda con actor, IP y valores antes y después. Nada se borra: lo contable y lo presupuestal se reversa.

Un supervisor ve sus contratos y una dependencia ve su presupuesto. Permisos de editar, leer u ocultar con herencia.

Ordenador del gasto, jefe de presupuesto, contador, tesorero, almacenista, abogado, supervisor, control interno y entes de control.

Quien elabora no aprueba, y quien presenta un tema en el comité no lo vota.

Elabora, revisa, aprueba y firma, con constancia de cada visto bueno.

Con DV, RUT, atributos fiscales, direcciones y contactos.

Código CGN, naturaleza jurídica, acto de creación y orden, para las operaciones recíprocas.

Representante legal con facultades para contratar, revisor fiscal, registro en SECOP II y certificación bancaria.

Contraloría, Procuraduría, Policía, RNMC y REDAM, con fecha, resultado, PDF y vigencia.

Consulta y uso para los requisitos habilitantes y para citar al contratista.

Contra listas restrictivas. En contratos con fiducia, la firma se bloquea hasta tener el resultado.

Declaraciones de contratistas, servidores, evaluadores y supervisores, guardadas en el expediente.

Cámara de Comercio de menos de 30 días y certificados de aportes, con alerta de vencimiento.

Jerarquía pilar → línea → objetivo → acción → producto, para planes nacionales, sectoriales y territoriales.

Con BPIN, productos e indicadores MGA, fuentes y metas por vigencia.

Cada línea del PAA, CDP y contrato queda ligada a un proyecto, un producto y una meta.

Fórmula, variables, línea base, meta, semáforo, resultados mensuales y acciones de mejora.

Avance del plan de acción por dependencia y reporte de gestión.

CCPET para territoriales y clasificador del PGN para nacionales, con fuentes, sector, programa, producto MGA, BPIN y códigos CHIP.

Funcionamiento, deuda e inversión, por unidad ejecutora.

Carga desde la ordenanza, acuerdo o decreto. Adiciones, reducciones, traslados, créditos y contracréditos con su acto administrativo.

Cada etapa descuenta el saldo de la anterior, con liberaciones y anulaciones parciales, ligada al contrato y al tercero.

CVI y CDR con saldo, instrucción fiduciaria y contratos que firma la entidad y paga la fiducia.

Ordinarias y excepcionales, cuando el compromiso pasa del 31 de diciembre.

Constitución del rezago al cierre y traslado al año siguiente.

Programa anual mensualizado de caja, con solicitud por pago y control mensual.

Apropiado, disponible, comprometido, obligado y pagado, por rubro, fuente, dependencia y período.

Para entidades de gobierno (Res. 533/2015) o empresas (Res. 414/2014).

Cada RP, obligación y pago genera su asiento, con conciliación entre presupuesto y contabilidad.

Reconocimiento de ingresos, obligaciones, depreciación y bajas.

Con otras entidades públicas, con conciliación de saldos.

Con notas, comparativos y PDF consultable.

Boletín de Deudores Morosos del Estado, semestral.

Información exógena DIAN y certificados de retención.

Cuentas maestras SGP, recursos propios y Cuenta Única Nacional, con conciliación bancaria.

Factura electrónica o cuenta de cobro, validando adquiriente y contrato. No se paga sin acta de recibo.

En estricto orden de radicación, con requisitos verificados.

Estampillas, contribución de obra pública, ReteICA municipal y retenciones DIAN.

Descuento de multas, cláusula penal y compensaciones por ANS del saldo por pagar.

Medidas cautelares y verificación antes de pagar a un cesionario.

Plan de inversión, cuenta o fiducia exclusiva, amortización por acta y devolución de rendimientos.

Instrucción de pago con visto bueno del supervisor y conciliación con el extracto.

Archivo para el banco y recaudo con PSE.

De los bienes y servicios que vende la entidad, con notas, documento soporte, RADIAN y contingencia.

Recibos de caja, CxC y CxP por edades, aplicaciones, castigos y anticipos.

Tasas, contribuciones, multas y arrendamientos ligados a su rubro.

Base catastral, liquidación, descuentos, facturación, recaudo y paz y salvo.

Registro de contribuyentes, declaración, ReteICA y fiscalización.

Con su liquidación y su distribución.

Mandamiento de pago, embargos, acuerdos de pago y prescripción.

Comparendos y recaudo conciliados con SIMIT.

Líneas con UNSPSC, fechas, modalidad, valor y fuente; consolidación por dependencia y aprobación del Comité.

Con la causal de cada actualización y su publicación en SECOP II antes del 31 de enero.

Un proceso no avanza si no coinciden modalidad, valor y código UNSPSC.

Perspectivas legal, comercial, financiera y técnica, con histórico propio y datos abiertos de SECOP.

Cotizaciones, depuración por desviación estándar y presupuesto oficial.

Por precios unitarios, AIU e impuestos incluidos.

Por perfil, con el tope que exime del Comité.

MiPymes, empresas de mujeres, jóvenes, discapacidad y criterios de triple impacto.

Licitación, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa; y las modalidades del régimen privado.

Interadministrativos, con ESAL (Decreto 092/2017), cooperación internacional y APP.

Con los campos del Decreto 1082, generado desde la plantilla del sistema de calidad.

Causa → riesgo → efecto, probabilidad e impacto inherente y residual, tratamiento y monitoreo.

Mecanismo, amparos, porcentajes, vigencias y exenciones por proceso.

Convocatoria, quórum, votación, salvamento de voto, acta firmada y seguimiento.

Ítems por modalidad, régimen y etapa. No deja firmar ni publicar si falta un obligatorio.

Detecta fechas, valores o beneficiarios distintos entre actos, y adjuntos de otro contrato.

Pliegos, adendas, observaciones, evaluación, desempate de la Ley 2069 y adjudicación.

Las órdenes de compra de la Tienda Virtual del Estado se registran como contratos.

Partes, objeto, valor, plazo, modalidad, UNSPSC, ordenador, supervisor y enlace a SECOP II.

Perfeccionado, legalizado, en ejecución, suspendido, terminado y liquidado; cada paso exige lo suyo.

Multas, cláusula penal y ANS estructurados; obligaciones como catálogo con su evidencia.

Amparos, vigencias recalculadas con cada novedad, verificación, aprobación y alertas de ampliación.

Por cargo, compartida, con reemplazo automático por ausencia y acta de empalme.

Ejecución física y financiera, pagos, pólizas, riesgos y seguridad social, mensual y final.

Versiones, revisión en días hábiles, criterios de aceptación y trazabilidad obligación → evidencia → pago.

Bloquea el pago incompleto: factura, certificado de cumplimiento, aportes y acta de recibo.

Adición con tope del 50 %, prórroga, suspensión, cesión y modificación, recalculando plazo, garantías y CDP.

Cada documento de ejecución debe quedar en SECOP II en el plazo, con alerta.

Requerimientos, citación al contratista y al garante, audiencia, resolución, reposición y cobro.

Multas solo durante el plazo, cláusula penal hasta la liquidación, caducidad durante la vigencia.

Normal y anticipada, por mutuo acuerdo, unilateral, caducidad o nulidad.

Plazos de 4 meses bilateral y 2 unilateral, acta con balance y liberación de saldos.

Cuando vencen los amparos posteriores, con informe y registro en SECOP II.

Entradas contra el acta de recibo, salidas a dependencias, devoluciones, traslados y toma física.

Por bodega.

Hoja de vida con cuentadante, depreciación y deterioro CGN, bajas, comodatos y mantenimientos.

Con su tratamiento contable.

Matrícula, cédula catastral, uso del suelo, gravámenes y ocupación.

Avalúo, precio mínimo y consignación del 20 % con su devolución.

Empleos por nivel, código y grado; carrera, libre nombramiento, provisionales y situaciones administrativas.

Escala por decreto anual, retroactivos, primas, bonificación por servicios y cesantías retroactivas y FNA.

Seguridad social, retención, prestaciones, liquidación definitiva, PILA y nómina electrónica.

La nómina se imputa por rubro y fuente.

Cuenta de cobro, informe de actividades, aportes y retención del art. 383 E.T.

Hojas de vida y declaración de bienes y rentas.

Comprobantes, certificados, vacaciones y cartas.

Con TRD, metadatos, índice electrónico, foliado y transferencias al archivo.

En cualquier registro, almacenados por huella.

Correspondencia de entrada y salida, y PQRSD con los términos de la Ley 1755.

Elabora → revisa → aprueba → firma, configurables por tipo de documento.

De actos, actas e informes, por rol y con sello de tiempo.

Codificadas, versionadas y llenadas con los datos del expediente.

Contratos, ejecución presupuestal, PAA y directorio en datos abiertos (Ley 1712).

Pantalla de auditoría y acceso de solo lectura al expediente y sus soportes.

Registro de su participación en audiencias y de sus conceptos.

Traza de firmas y vistos buenos hasta el cierre del expediente.

Inventario y entrega cuando el supervisor se retira.

Ejecución, reservas, vigencias futuras, PAC, estados y libros en formato CGN.

Por estado, modalidad, dependencia y supervisor, con ejecución física y financiera.

CDP sin RP, reservas y pólizas por vencer, documentos sin publicar y liquidaciones en riesgo.

Fraccionamiento de contratos, pagos sin soporte y concentración contractual.

Y para la rendición de cuentas a la ciudadanía.